ERP-skifte guide
Brug for rådgivning?
Kontakt os for at høre mere om hvad vi kan gøre for din virksomhed. Det er uforpligtende.
Kontaktperson
Jesper Kenborg
Adm. Direktør, MCP, MCTS
ERP-skifte guide – FAQ
Synes du, det er tid for at skifte ERP-systemet i din virksomhed? Hvorfor overvejer du det? Og hvilket ERP skal du vælge? Hvordan skal det så implementeres?
I denne FAQ forsøger vi at finde svaret på dine mulige spørgsmål, for at tilbyde dig en vejledning om processen og for at forhåbentligt gøre det så smertefri som muligt
Hvornår skal man skifte ERP-system?
At skifte ERP-system er typisk et stort og kompliceret projekt! Så der skal være gode og ikke mindst forretningskritiske grunde til at overveje skift af ERP-system. Her er vores bud på gode grunde til at overveje skift af ERP-system.
Øge digitaliseringen
Alle taler om digitalisering, men hvad handler det om i din virksomhed?
Modtager, betaler og bogfører I fortsat fysiske leverandørfakturaer, er supply chain flowet fortsat båret af en del fysiske papirer, er der et missing link mellem Jeres Office og ERP-system, etc.
Optimere arbejdsprocesser
I ser behov og muligheder for væsentlige optimeringer af arbejdsprocesser og flowet mellem disse,
såfremt ERP-systemet kan blive centrum og bindeled mellem funktioner og opgaver.
Virksomheden vækster
I takt med at virksomheden udvider salgs-, lager-, produktionsfaciliteter…, måske også med udenlandske lokationer, eller bare generelt øger aktivitetsniveauet væsentligt; er spørgsmålet om det eksisterende ERP-system fortsat kan være det datamæssige centrum for virksomhedens funktioner og aktiviteter.
Rapporteringsmuligheder mangler eller mistanke om forkerte/misvisende tal
Når der skal træffes vigtige beslutninger i virksomheden er tal/rapporter fra ERP-systemet ofte et centralt udgangspunkt. Er de eksisterende rapporteringsmuligheder baseret på en ”skøn” blanding af data trukket fra ERP-systemet og diverse excel-filer…, kan der være begrundet mistanke om at det datamæssige beslutningsgrundlag kan være forkert eller misvisende.
Eksisterende ERP-system forældet
I oplever at Jeres eksisterende ERP-system er ufleksibelt/ikke brugervenligt, eller I står overfor at Jeres eksisterende ERP-system fordrer en opgradering til nyeste version, hvilket vil medføre betydelige ekstraomkostninger både i forhold til implementering og måske nye servere, hardware…
Hvilket ERP-system skal man vælge?
At vælge det rette ERP-system til din virksomhed, er en svær og tidskrævende proces.
Der er mange forskellige systemer og det kan være svært blot at definere bruttolisten over hvilke der skal undersøges nærmere. Og når det ene ERP-system skal vælges, kræver det en god forståelse af de forretningskritiske features og funktionaliteter, og vægtning af disse.
Her er vores bud på de centrale udvælgelseskriterier for valg af rette ERP-system.
Integrationsmuligheder
Et ERP-system der som standard indeholder de forretningskritiske features og funktionaliteter er altid af fortrække. At lave tilretninger, og ikke mindst store tilretninger til et ERP-system er både en vanskelig og potentielt ret bekostelig affære. Dels kan det være vanskeligt at definere og projektere en tilretning i forhold til de konkrete behov på kort og langt sigt, og ikke mindst overskue det præcise samspil med standard features og funktionaliteter.
Men al erfaring viser at et ERP-system sjældent kan levere alle ønskede features og funktionaliteter, så tilretninger og integration til eksterne systemer er nødvendig.
Her gælder det så om at finde det ERP-system der som standard kommer tættest på behov og ønsker, og minimere antallet af eksterne systemer ERP-systemet skal integreres med.
Omdømme
I dit netværk og pressen har du sikkert hørt mange skrækhistorier om mislykkede ERP-projekter i forhold til en meget vanskelig opstartsperiode og omkostninger der løb helt af sporet.
Her skal det retfærdigvis siges at det typisk ikke var ERP-systemet der var skurken, men i stedet en eller flere af følgende:
– Virksomheden valgte det forkerte ERP-system i forhold til behov og ønsker
– Konsulenthuset der varetog projektet/implementeringen fejlede i forhold til projektering af
systemarkitektur, projektledelse, udvikling og levering…
Investering/budget
Med cloud-baseret ERP-system er udgifter til server og hardware minimale. Omkostningerne ved skift af ERP-system handler derfor primært om implementering.
Afhængig af projektets kompleksitet kan implementeringsomkostninger spænde vidt fra DKK 100.000 til 1.000.000+. Her skal virksomheden først forsøge at definere en budgetramme i forhold til virksomhedens størrelse og økonomi, således at udvælgelsesprocessen målrettes realiserbare projekter. Hertil er det en god ide at dele projektet op i 2 faser. Fase 1 implementering af ERP-system med de basale/need-to-have features/funktionaliteter. Fase 2 6-12 mdr. efter idriftsættelse
defineres og projekteres mere avancerede/udvidede features/funktionaliteter.
Fase 1 budget kan typisk inddeles i 3 kategorier: op til 200.000, op til 500.000 og 500.000+
